Kohtumise etikett 101 - korraldage tõhusad koosolekud nende 10 näpunäite abil

'Pärast meeskonna koosolekuid tunnen alati energiat.'



Jah ... keegi mu meeskonnast ütles seda tõesti.

Härrased, olete KÕIK võimelised juhtima koosolekuid, mis annavad inimestele energiat ja saavad suurepäraseid tulemusi.

See pole müstiline kingitus. See on õpitud oskus.



Kui te seda ei õpi, veedate palju ebamugavaid tunde, vaadates igavaid nägusid ... või veel hullem, vihaseid nägusid. Ja teil on tunne, nagu kahlaksite läbi reeturi, et midagi korda saata.

Ma õppisin rasket teed ... Olen oma elus pidanud tuhandeid koosolekuid. Kõik, mida peate tegema, on lugeda edasi.

(video)

1. Kas vajate tõesti kohtumist?



Esimene asi, mis paneb inimesi teie kohtumisi vihkama? Koosolekute pidamine, mis pole vajalikud. Sa ei raiska ainult oma aega, vaid raiskad kõigi aega.

Aga kuidas sa tead, kui vajate koosolekut? Harvardi ettevõtte ülevaade lõi otsustuspuu, mis aitab teil otsuseid teha.

Esiteks, kas olete ise olukorra läbi mõelnud? Kui ei, siis määrake mõni strateegilise mõtlemise aeg - just teile. Isegi kui vajate pärast veel kohtumist, saate kõigile selgeks rääkida, milline on olukord ja mida soovite saavutada.



Kui olete selle läbi mõelnud, küsige endalt, kas vajate tõesti edasiminekuks välist panust. Kas saate sellega ise hakkama? Seejärel määrake töö tegemise aeg.

Kui vajate väljastpoolt sisendit, kas see peab olema reaalajas vestlus? Kui ei, saatke e-kiri. Ja kui vajate reaalajas vestlust, kas see peab olema näost näkku? Kui ei, siis võite kasutada vestlust, helistada või videokonverentsi ajastada.

Kui otsustate, et see peab olema näost näkku vestlus & hellip; buum, planeeri see koosolek.

2. Otsustage, kui sageli tuleks koosolekuid pidada

Kokku saamiseks on kaks põhjust - hoogu säilitada või kurssi muuta. Kursuse muutmise all pean ma silmas selliseid asju nagu avalöögid, tagasivaated, erakorralised koosolekud, planeerimissessioonid, töötoad, müük ja läbirääkimised. Need on kõik ühekordse koosoleku juhud.



Hoogu säilitamiseks vajate regulaarseid kohtumisi - aga kui tihti? Kohtume liiga tihti ja see on aja raiskamine. Pole piisavalt tihti ja töö kannatab.

Mul on sageli meeskonna koosolekud, et kõik teaksid „komandöri kavatsust“ - selle termini võtsin mereväelastelt üles.

See tähendab suurt pilti - kuhu me meeskonnana suundume. Kui soovite, et teie meeskond töötaks koos raske palgi liigutamiseks, peavad nad teadma, millises suunas liikuda - või saate ainult kurnava kaose.



Nädalased koosolekud ei pruugi olla piisavad, eriti kui teie meeskond töötab kaugjuhtimisega ja prioriteedid muutuvad kiiresti. Kohtun kogu oma meeskonnaga 2x nädalas ja oma juhtidega IGAS - see võtab vähem aega kui keegi, kes raiskab nädala valele fookusele.

Kui teil on kahtlusi, võite kasutada prioriteetne maatriks otsustada. Kas koosoleku teema on:

  • Tähtis ja pakiline? Kohtuge iga päev.
  • Oluline ja mitte kiireloomuline? Kohtume regulaarselt, kuid harvemini.
  • Kiireloomuline ja mitte oluline? Pidage ühekordne koosolek.
  • Pole oluline või kiireloomuline? Ärge kohtuge - saatke e-kiri.

3. Veenduge, et kõik teaksid koosoleku eesmärki

Sisse üks minu lemmikraamatutest, Essentialism, autor Greg McKeown, räägib ta juhtimiskoolitusest, kus meeskonnad võistlesid probleemi lahendamisel. Ta märkas, et üks meeskond ei jõudnud kuhugi - nii küsis ta: 'Millisele küsimusele proovite vastata?'

Keegi meeskonnas meeskonnast ei osanud talle seda öelda.

Kui ta sundis neid küsimust välja töötama, leidis meeskond kiiresti lahenduse ja võitis võistluse ülekaalukalt.

Takeaway: ärge eeldage, et kõik teavad koosoleku eesmärki. Öelge neile selgesõnaliselt või paluge neil seda öelda. Kui kohtute regulaarselt, tasub seda korrata nii tihti.

4. Suhtuge hästi

Igal koosolekul (olenemata sellest, kas te seda korraldate või mitte) olete siin, et täita koosoleku eesmärki. See tähendab:

  • õigel ajal olemine
  • pöörates tähelepanu
  • valmis rääkima ja valmis vaikselt kuulama
  • suhtudes teiste inimeste panusesse lugupidavalt
  • olles positiivne ja energiline
  • initsiatiivi võtmine
  • vastutuse ja vastutuse võtmine, sealhulgas oma vigade omamine.

Andke eeskuju suhtumisest, mida soovite oma meeskonnale, ja suunake neid õiges suunas.

Näiteks hoian oma meeskonna koosolekud positiivsena, kui käin grupis ringi ja palun igal inimesel öelda meile võit, mille nad on viimase nädala jooksul saavutanud. Ma ei tee seda iga kord, lihtsalt piisavalt sageli, et luua õhkkond, kus inimesed tunnevad uhkust oma õnnestumiste üle, selle asemel et peatuda oma ebaõnnestumistel.

5. Näost näkku kohtumised vs. Konverentskõned

Näost näkku kohtumised on parimad meeskonna sidumiseks, kaasamiseks ja kogu selle kaudu toimuvaks mitteverbaalseks suhtlemiseks kehakeel.

koosolekuruum

Kui aga teie meeskond ei tööta kõik ühes kohas, raiskab see paljudele näost näkku kohtumistele reisimiseks aega ja raha - ja kui nad asuvad mujal maailmas nagu mu meeskond, on see lihtsalt võimatu . Kõik meie kohtumised on virtuaalsed.

Virtuaalsete koosolekute jaoks kasutame suumi ja ma eeldan, et kõigil on kaamerad sees. Ainult heli abil toimuvad koosolekud riskivad inimestega sellele sisse helistama ja mitte keskenduma. Leian siiski, et 1: 1 telefonikoosolekud on suurepärane viis sõidu ajal aega kasutada.

Häbel inimestel võib tekstivestluses paremini minna, sest nad saavad ekraani taha peitu pugeda ja neil on aega mõelda, mida öelda.

Minu sisutiimil on Skype'i grupivestlus, kus nad saavad üksteisega igal ajal rääkida. Selle eeliseks on see, et see on kiirem kui e-post, kuid vähem vahetu kui ametlik koosolek, kusjuures meeskonna liikmed asuvad erinevates ajavööndites vestlusest sisse ja välja.

6. Veenduge, et kõik saaksid kuuldavaks

Google veetis 3 aastat oma kõige edukamate meeskondade uurimisega - nad kutsusid seda projekti Aristoteleseks. Nad leidsid, et parimatel meeskondadel oli 2 ühist asja:

  • Kõik räägivad
  • Igaüks tunneb end turvaliselt, kui saab rääkida oma väljakutsetest ja muredest (psühholoogiline ohutus).

Siin on näpunäide, et veenduda, et kõik suhtlevad. Pidage nimekirja koosoleku kõigi nimedest ja tehke linnuke, kui iga inimene räägib.

Et vaiksed inimesed räägiksid, küsige nende ideede küsimise asemel nende reaktsioone: 'Hei Bob, mida sa arvad sellest, mida Alice just ütles?'

See näitab teie meeskonnale, et kõigi arvamus on oluline. Kui koosolek on piisavalt väike, ärge lõpetage seda enne, kui olete kõigi nimede juurde märkinud linnukese.

silmast silma kohtumine

Minu näpunäide psühholoogilise ohutuse loomiseks on veelgi lihtsam. Kui keegi muret tekitab, ärge kritiseerige teda - tänage teda. Sama, kui keegi ütleb teile, et on teinud vea või võitleb millegagi. Tänan neid avalikult julguse eest aus olla. Leiate, et saate palju rohkem teada oma meeskonnas toimuvast.

7. Millal on parim aeg koosolekut pidada?

Suurbritannia ettevõte YouCanBookMe, mis teeb ettevõtetele sõiduplaanirakendusi, analüüsis sellele küsimusele vastamiseks üle 2 miljoni vastuse. Nende leid?

Ideaalne kohtumisaeg on teisipäev kell 14.30.

Miks? Ei ole liiga hilja (ei päeval ega nädalal), nii et inimesed pole liiga väsinud. Ja see ei ole liiga vara - esmaspäevad ja varahommikud on tootlikkuse tippaeg ning töötajad on pettunud, kui te sellesse otsustate.

Nii et teisipäeval kell 2.30 pole midagi maagilist - aga tulistage kuskil keset päeva ja nädala keskel.

8. Kui pikk peaks koosolek olema?

Uuringud näitavad, et tähelepanu tase langeb kiiresti, seda kauem kohtumine kestab - eriti 30 minuti pärast. Nii et enne pika koosoleku kavandamist vaadake inimeste protsenti, kes ikkagi lõpuks tähelepanu pööravad:

0-15 minuti pärast: 91%
15-30 minuti pärast: 84%
30–45 minuti pärast: 73%
45 minuti pärast: 64%

Kui ületate 30 minutit, kaotate enam kui veerandi publikust. (Ja võite ka ise kaotada keskendumise.)

Kui vajate tõesti palju aega, määrake pausid või korraldage lühemaid koosolekuid.

koosolekutel sõnumite saatmine

Tundub, et kaotasite selle tüübi ... klõpsake siin, et teada saada, miks kaasaegse etiketi reeglid seda keelavad.

9. Tea, kuidas koostada head koosolekute kava

Hea päevakava muudab rajal püsimise ja tõhusate minutite võtmise lihtsamaks.

Koostage oma päevakava varakult. Jagage seda inimestele eelnevalt ja andke neile teada, kui neil on vaja midagi ette valmistada. Nii on teil kõigil produktiivse koosoleku jaoks valmis maad lööma.

Oma päevakavas märkige ülaosas selgelt koosoleku eesmärk.

Seejärel pange esemed prioriteetsesse järjekorda, jaotage need põhipunktideks ja tehke selgeks, kas mõne neist on vaja otsustada.

Veenduge, et jätaksite iga üksuse jaoks piisavalt aega, lisaks lõpus lisaaega küsimustele vastamiseks ja koosoleku hindamiseks, et saaksite protsessi paremaks muuta.

10. Tea, kuidas koosolekutel konflikte juhtida

Kui teate, et on olemas konfliktide oht, määrake korra säilitamiseks (ja veenduge, et neid järgiksite) mõned koosolekureeglid. Siin on mõned näited:

  • Enne rääkimist tõstke käsi üles.
  • Korraga saab rääkida ainult üks inimene.
  • Juhataja võib öeldu kokku võtta, et kõik saaksid aru.
  • Kõiki kutsutakse kaasa lööma, nii et keegi ei saa arutelu üle võtta.

Olge ettevaatlik konflikti tekkimise mitteverbaalsete märkide suhtes.

Kas keegi pöörab silmi või väljendab muid lahkarvamusi? Kas meeskonnaliikmete vahel kulgeb mõni sisukas pilk, sosinad või märkused (võib-olla koguneb vastasseisu jaoks tuge)? Kas keegi jõllitab kedagi teist, ehk üritab teda hirmutada?

konflikt kohtumisel

Kui märkate neid märke, nihutage pungas konflikti järgmiselt:

  • Depersonaliseerimine - tehke umbes see, MIS inimene ei nõustu. mitte WHO-ga, kellega nad ei nõustu.
  • Küsitlemine - kui inimestele midagi ei meeldi, paluge neil selgitada, mis neile hoopis meeldiks.
  • Tajutud ohu vähendamine - konfliktid tekivad sageli inimestest, kes tunnevad end ohustatuna. Kas keegi võiks näiteks kinnitada, et tema töö on ohutu?
  • Koosoleku korraldamine, et seda küsimust hiljem arutada, ainult otseselt seotud inimestega (suurte rühmade koosolek ei ole koht tundlikest isiklikest teemadest rääkimiseks).

Lõpuks aktsepteerige seda sa ei saa kogu aeg kõigile meeldida. Kui konflikti on lahendatud õiglaselt ja keegi pole ikka veel rahul, ärge võtke seda isiklikult ... isegi kui inimene, kes pole õnnelik, olete teie.

Boonus: ärge kartke kohtumist varakult lõpetada

See, et olete planeerinud pool tundi, ei tähenda, et peate selle täitma.

Kui koosolek peab tehnikaprobleemide tõttu varakult lõppema, peaksite koosoleku lõpetamiseks aja planeerima. Aga kui olete tõeliselt hakkama saanud ja kellelgi pole asjakohaseid küsimusi ... tehke endale pai tõhusa koosoleku pidamise eest ja lõpetage see sealsamas.

Seal see teil on - järgige neid 10 näpunäidet ja saate teada suurepäraste koosolekute korraldamise eest, mis tõesti asjad ära teevad. Pidage meeles:

  • Tehke trenni, kui vajate tõesti koosolekut
  • Otsustage, kui sagedased peaksid teie korduvad koosolekud olema
  • Veenduge, et kõik teaksid koosoleku eesmärki
  • Olge hea suhtumisega
  • Otsustage näost näkku, video, telefoni ja vestluse vahel
  • Veenduge, et kõik kuuleksid ja tunneksid end ausalt rääkides turvaliselt
  • Planeerige koosolekud päeva ja nädala keskel - ideaalne on teisipäev kell 2.30
  • Hoidke see lühike
  • Koostage eelnevalt hea päevakava
  • Tea, kuidas konflikte juhtida
  • Ärge kartke kohtumist varakult lõpetada

Nüüd oleme selle kajastanud - kas teadsite kohtumisi on 5 erinevat tüüpi?

Peaaegu kindlasti ei mõtle te kõigist neist koosolekutena ... kuid teadmine, kuidas end kõigis esineda, võib muuta teie elu kulgu. Klõpsake siin, et näha 5 erinevat tüüpi koosolekut ja kuidas neile riietuda.