Kuidas oma aega prioriseerida ja häirimist vältida | Suunatud näpunäited | Tootlikkuse tööriistad tõhusaks ajajuhtimiseks

Dwight Eisenhower.



Ameerika Ühendriikide 34. president.

Euroopa liitlasvägede kõrgeim juht II maailmasõja ajal.

Mees, kes käivitas NASA, Interneti ja riikidevahelise kiirteesüsteemi loomiseni viinud programmid.



Tegus mees.

Ja otsustades tema tegude järgi - mees, kes tegi aja tõhus ja tulemuslik kasutamine.

Kõige kuulsamat tootlikkusstrateegiat, mida Eisenhower kasutab, nimetatakse Eisenhoweri kastvõi tänapäevane variatsioon - Prioriteetne maatriks.



Lihtne otsuste tegemise tööriist, prioriteetsete maatriks võimaldab teil hoida segavaid tegureid eemal, hoides samal ajal keskendumist päeva kõige olulisematele ülesannetele.

The prioriteetne maatriks võimaldab teil:

  • Tuvastage lühidalt, mida tuleb teha.
  • Ülesannete teisaldamine selle põhjal, kui oluline või kiireloomuline.
  • Kas teil on ülevaade sellest, kuhu peate oma tähelepanu koondama nii lühemas kui ka pikas perspektiivis.
  • Püsi tipus kõigist teie ülesandeloenditest.

Laadige Eisenhoweri maatriksist alla kvaliteetne prinditav versioon.



YouTube'i video vaatamiseks klõpsake siin Kuidas tähtsuse järjekorda seada

Vaatamiseks klõpsake siin Tootlikkuse tööriistad ajajuhtimiseks


Mis on
Prioriteetne maatriks?

prioriteet-maatriks-väike

Klõpsake prinditava Matrixi töölehe pilti



Prioriteetsel maatriksil on kaks mõõdet - esimene on tähtsust (oluline / mitte oluline) ja teine ​​on kiireloomulisus (kiireloomuline / mitte kiireloomuline).

Iga ülesanne klassifitseeritakse nende kvadrandite järgi ja seejärel käsitletakse neid vastavalt kvadrandile, kuhu nad kuuluvad.



Kõik ülesanded on jagatud neljaks kvadrandiks:

  • Tähtis ja kiireloomuline
  • Pole kiireloomuline ja oluline
  • Pole oluline ja pakiline
  • Pole oluline ja mitte kiireloomuline

1. kvadrant - oluline ja kiireloomuline

Õppimine keskenduda olulisele on edu võti.

Õppimine ennast ja oma aega juhtima - see eristab edukaid ajaga järele jõudvatest. Need on ülesanded, millel on tähtaeg ja kõrge investeeringutasuvus.

Nad peavad lihtsalt hakkama saama!

Ilmselt peame selles kvadrandis olevad ülesanded tegema, kuna need on olulised, ja me peaksime need tegema kõigepealt, kuna need on kiireloomulised. Tavaliselt peaksime need ülesanded tegema, kui meil on aega napilt.

Mõnikord pole meil valikut, kuid asjade sinnamaani laskmine mõjutab negatiivselt meie tulemuslikkust ja elukvaliteeti.

  • Tähtsad tähtajad - Kui teie ettevõte valmistub toote turule toomiseks, on vaja kõik selle käivitamisega seotud ülesanded kohe lahendada.
  • Kriisid - Elu on täis ootamatuid üllatusi. On olukordi, mida te ei osanud isegi ettenägelikult ette planeerida. Mis kvalifitseerub kriisiks? Kõik ajaliselt olulised ülesanded, millel on olulised tagajärjed.
  • Perekond - Kui olete lapsevanem, peaks sellesse kategooriasse kuuluma igasugune etendus või mäng, milles teie laps osaleb. Eriti kui on vaja mõnda ettevalmistust (näiteks üleöö reisimine).
  • Viimase hetke ettevalmistused - Eksam, mis kulutab teie tähelepanu, ettekanne, mis kerkis oodatust kiiremini, või ootamatu ärivõimalus, võivad kõik sellesse kvadranti sattuda.

Siin on oht, et arvame, et paljud asjad kuuluvad sellesse kategooriasse, kui nad seda ei tee, peaksid nad tegelikult sellesse kategooriasse kuuluma kiireloomuline ja mitte oluline kategooria.

Küsige endalt, kas antud ülesanne on nii pakiline kui ka oluline. Iga ülesanne, millel on teie ettevõttele finantsmõju, on klienditeeninduse päringu ees ülimuslik.

eisenhoweri maatriks2. kvadrant - oluline ja mitte kiireloomuline

Me käsitleme selle kvadrandi ülesandeid pärast 1. kvadrandi ülesannetega tegelemine.

2. kvadrandi ülesanded ei ole kiireloomulised, kuid nõuavad siiski tähelepanu. Kui neid ignoreeritakse, liiguvad nad 1. kvadrandisse. Parem on neid ülesandeid lahendada enne, kui need muutuvad kiireloomuline ja oluline.

Miks?

Kuna 1. kvadrandi ülesannetega on 2 probleemi - need on ajaliselt seotud ja see võib tekitada stressi ja muret ning mõjutada meie töö kvaliteeti.

  • Ilmalikud ülesanded - Iganädalaste aruannete koostamine on ülesanne, mida võib tajuda igapäevasena. Neid on lihtne hiljem edasi lükata. Kui me midagi ei tee, siis nädala pärast see ülesanne muutuvad oluliseks ja pakiliseks. Pange ette selliste ülesannete plaan, et nendega õigel ajal toime tulla.
    See plaan võib sisaldada selliseid samme nagu andmete kogumine, kolleegi arvamuse küsimine, mustandi kirjutamine, mustandi muutmine, saatmine meie ülemusele, fikseerimise aeg esitamiseks ja esitamine.
  • Tervis - Tervislik toitumine ja sportimine on teie tervisele eluliselt tähtsad. Ärge oodake, kuni arst teid diagnoosib.
  • Suhted - Minu sõber Jordan Harbinger räägib kaevu kaevama enne janu. Investeerige mis tahes tüüpi suhetesse, enne kui peate sellele inimesele kasuks pöörduma.
  • Enesearendamine ja puhata kuuluvad kiireloomuliste kategooriasse, kuid on väga olulised.

Kui me 2. kvartalis ülesandeid ei hoolitse, satume olukorda, kus meil on aega vähe. Tulemus - oleme stressis, töötame hilisõhtul ja toome halbu tulemusi.

Niisiis, 2. kvadrant (oluline ja mitte kiireloomuline) väärib tõsist tähelepanu.

q3 eisenhoweri maatriks3. kvadrant - kiireloomuline ja mitte oluline

See on kõige petlikum kvadrant. Lõppude lõpuks, miks peaksime vaeva nägema ülesannetega, mis pole olulised?

Mis muudab need ülesanded kiireloomuliseks? Mitu korda üritavad teised inimesed meid sundida nende ülesannetega tegelema.

Nemad on ajaröövlid. Selle probleemi vähendamise viis on lihtsalt oma aja kaitsmine.

Näiteks kui keegi nõuab teiega kohe isiklikult rääkimist ja see tähendab, et peate oma kontorist välja reisima - saate teada, miks see koosolek on nii kiireloomuline. Võib-olla saate selle asemel helistada ja võib-olla on see inimene järgmisel nädalal teie piirkonnas.

On segavaid tegureid, mis hüppavad meie ette ja ütlevad: 'pööra mulle tähelepanu'. Need on tulekahjud, millest sa ei põle, kui sa maha põled.

  • Sotsiaalmeedia on üks suurimaid süüdlasi, kes hajutab meie tähelepanu. Teil peab olema sotsiaalmeedias esindatus, kuid piirake oma aega, ajastage postitused ja kui võimalik - laske kellelgi teisel teie ettevõtte sotsiaalseid kontosid hallata.
  • Sõbrad, kes paluvad teenuseid - Hädaolukorras varjatud olukorrad võivad tegelikult teie tähelepanu oodata. Ole ütlemises distsiplineeritud ei mis tundub valehäirena.
  • Sotsiaalsed tegevused - Mõõdukalt lisavad seltskondlikud tegevused (tseremooniad, peod, koosviibimised) tasakaalu meie hektilises tänapäevases elus. Need on ülesanded, mida te tõenäoliselt ei peaks tegema, kui teil pole midagi muud teha.

Ärge kulutage oma energiat ülesannetele, mis ei ole kiireloomulised ega ole olulised - nad raiskavad teie aega.

Sel juhul - teie huvides on valida mõni hobi või harjumus, mis teile pikemas perspektiivis kasuks tuleb. Mediteerige, treenige, õppige uut keelt või instrumenti - kõike, mis äratab ja hoiab teie huvi.

q4 eisenhoweri maatriks4. kvadrant - pole kiireloomuline ega oluline

Selle kvadrandi ülesanded võivad muutuda tõsiseks ajaraiskamiseks. Kui tuvastate selles kvadrandis ülesande, proovige see tühistada. Kui te ei saa seda täielikult kõrvaldada, proovige minimeerida sellele ülesandele kulutatud aega. Alustage nimekirja, mida ei pea tegema, hoidmist ja vältige aja täitmist ülesannetega, millel pole teie päeval tegelikku eesmärki.

  • Netflix - Telesaadete ja filmide vaatamine veebis tundub meeldiva häirivana. Need on aja raiskajad mida pole plaanitud. Jälgige, kui palju aega kulutate ülesannetele, mis ei ole kiireloomulised ega ole olulised.
  • Messengeri ja tekstisõnumiteenused - Kui seda saab öelda kiire telefonikõne kaudu, valige mitme edasi-tagasi tekstsõnumi saatmise asemel enda säästmine.

Kui kõik teie ülesanded sobivad sellesse kvadranti - palju õnne, elate vaba aega!

See pole enamuse meist reaalsus. Siiski - kõige kiiremini täidetavad on need ülesanded, mida me liigitame kiireteks ja mitte olulisteks. Nende täitmine annab meile tunnetuse saavutustest.

Jälgige hoolikalt iga kvadrandi. Vajadusel - jagage kõik peamised ülesanded alamülesanneteks.

Alustage ülesandeid õigeaegselt, isegi kui need ei tundu praegu pakilised. Vastasel juhul kulutate palju vaeva küsitavate tulemustega ... oma ülesannete peal püsimine annab hea tulemuse, säilitades samas hea elukvaliteedi.

Kasulik diagramm on igapäevane ajajuhtimise tegevuste diagramm koos prioriteetsete maatriksitega. Prioriteetse maatriksi ilu on see, et paljusid neid ülesandeid saab vahetada vastavalt teie aastaaegadele.

Pidage meeles - see, mis on oluline, on harva kiireloomuline ja mis on oluline, on harva oluline. -Dwight Eisenhower

Kuidas teha oma prioriteetset maatriksit?

Laadige Eisenhoweri maatriksist alla kvaliteetne prinditav versioon.